Czym są doręczenia elektroniczne?
Doręczenia elektroniczne to nowoczesna forma przesyłania dokumentów, która opiera się na wykorzystaniu cyfrowych narzędzi i infrastruktury. Są one równoważne
z tradycyjnym doręczeniem pism w formie papierowej i zapewniają pełną legalność oraz wiarygodność procesu.
Zasadniczym celem doręczeń elektronicznych jest usprawnienie komunikacji
i zwiększenie efektywności obiegu dokumentów w kontaktach między organami administracji, sądami, przedsiębiorcami i obywatelami. Doręczenia elektroniczne odbywają się za pośrednictwem zabezpieczonych systemów cyfrowych, które gwarantują zarówno integralność przesyłek, jak i możliwość potwierdzenia ich odbioru.
Z dniem 1 stycznia 2025 roku w życie wejdą istotne zmiany w systemie doręczeń elektronicznych, wynikające z Ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U.2024.1045). Nowelizacja wprowadza szereg nowych obowiązków
i możliwości, zarówno dla organów administracji publicznej, sądów, jak i dla podmiotów prywatnych.
Obowiązkowe doręczenia elektroniczne dla instytucji publicznych i niektórych podmiotów prywatnych
Zgodnie z nowelizacją, w latach 2025 – 2029 obowiązek stosowania doręczeń elektronicznych będzie stopniowo obejmował kolejne podmioty zarówno publiczne, jak i z sektora prywatnego.
Od 1 stycznia 2025 roku zobowiązane do stosowania doręczeń elektronicznych jako podstawowej formy komunikacji z obywatelami oraz przedsiębiorcami będą m. in. organy administracji rządowej, ZUS, NFZ oraz inne podmioty publiczne, a także podmioty z sektora prywatnego:
- podmioty niepubliczne rejestrujące się do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) od 1 stycznia 2025 r.,
- podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej po 1 stycznia 2025 r.,
Obowiązek stosowania doręczeń elektronicznych będzie dotyczył także:
- Od 01.04.2025 r. – podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r.
- Od 01.07.2025 r. – podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r.
- Od 01.10.2026 r. – podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r.
Taki sam wymóg dotyczył będzie również sądów, komorników i prokuratury od 1 października 2029 roku.
Dla osób fizycznych doręczenia elektroniczne są dobrowolne, jednak zachęca się do ich stosowania, ze względu na wygodę i szybkość.
Tradycyjna korespondencja w formie papierowej będzie stosowana jedynie w wyjątkowych przypadkach, np. gdy adresat nie posiada adresu do doręczeń elektronicznych.
Baza Adresów Elektronicznych
Istotnym elementem nowego systemu jest Baza Adresów Elektronicznych (BAE). Każdy podmiot, zarówno osoby fizyczne, jak i prawne, będzie mógł zarejestrować swój adres elektroniczny, co umożliwi łatwe i bezpieczne doręczanie pism. W przypadku przedsiębiorców rejestracja w BAE stanie się obowiązkowa.
Kwalifikowana skrzynka doręczeń (KSD)
Zgodnie z ustawą, komunikacja w ramach doręczeń elektronicznych będzie odbywać się za pośrednictwem kwalifikowanej skrzynki doręczeń (KSD). KSD to specjalnie zabezpieczona platforma, która gwarantuje autentyczność i integralność przesyłanych dokumentów, a także umożliwia potwierdzenie doręczenia na zasadzie równoważnej z potwierdzeniem odbioru przesyłki pocztowej.
Domniemanie skutecznego doręczenia
Nowa regulacja wprowadza domniemanie skutecznego doręczenia po 14 dniach od umieszczenia przesyłki w kwalifikowanej skrzynce doręczeń. Jest to analogiczne do zasad stosowanych przy tradycyjnych przesyłkach poleconych. Odbiorcy będą mieli obowiązek monitorowania swoich skrzynek doręczeń, aby unikać potencjalnych negatywnych konsekwencji związanych z niedotrzymaniem terminów.
Czy poczta tradycyjna przestanie funkcjonować?
Nie, tradycyjna poczta nadal będzie funkcjonować, ale jej rola ulegnie znacznemu ograniczeniu. Zgodnie z nowymi przepisami, doręczenia w formie papierowej będą stosowane jedynie w wyjątkowych przypadkach, takich jak:
- brak adresu elektronicznego w BAE,
- niemożność dokonania doręczenia elektronicznego z przyczyn technicznych.
Pomimo stopniowego odchodzenia od tradycyjnej korespondencji, jej całkowite wyeliminowanie nie jest planowane.
Nowelizacja Ustawy o doręczeniach elektronicznych stanowi krok milowy w cyfryzacji polskiej administracji i systemu sądownictwa. Choć zmiany mogą początkowo wymagać dostosowań, długofalowe korzyści z pewnością przewyższą ewentualne trudności. Kluczowe jest jednak odpowiednie przygotowanie wszystkich zainteresowanych stron, aby proces przejścia na doręczenia elektroniczne przebiegał sprawnie i bez zakłóceń.
Jeżeli masz pytania dotyczące nowych przepisów lub potrzebujesz pomocy w przygotowaniu się do zmian, zapraszamy do kontaktu z naszą kancelarią. Chętnie pomożemy w analizie nowych obowiązków i wprowadzeniu niezbędnych usprawnień.
